投標(biāo)工作是一項綜合性的工作，涉及面廣，內(nèi)容多而雜，而且往往編標(biāo)時間比較短，招標(biāo)文件、圖紙資料又不是很完整，這都給編標(biāo)工作帶來較大的困難。但隨著建筑市場的健全，招標(biāo)投標(biāo)法的實施，招投標(biāo)工作將越來越規(guī)范化、制度化，這必然會有利于我們投標(biāo)工作的順利開展。
在時間短、條件有限的情況下按時、按質(zhì)地編制好技術(shù)標(biāo)書，在投入足夠的人力、物力的同時，根據(jù)招投標(biāo)工作的特點，須遵循以下工作程序：
詳細(xì)閱讀招標(biāo)文件
招標(biāo)文件主要包括投標(biāo)邀請書、投標(biāo)須知〔含資料表和修改表及附件(工程說明與主要工程數(shù)量)〕、合同通用條款和專用條款(本項目適用)、技術(shù)規(guī)范、圖紙、投標(biāo)書要求和格式、參考資料等。
招標(biāo)文件是編標(biāo)的依據(jù)，每個參加編標(biāo)的工作人員均須詳細(xì)閱讀招標(biāo)文件及有關(guān)招標(biāo)資料，充分了解招標(biāo)文件的內(nèi)容和要求，了解該工程的位置、規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式與特點，施工環(huán)境條件以及施工的重點和難點，仔細(xì)領(lǐng)會業(yè)主的精神和設(shè)計者的設(shè)計意圖，以便編標(biāo)過程中完全地、不折不扣地響應(yīng)招標(biāo)文件與業(yè)主、設(shè)計者的要求。
招標(biāo)文件應(yīng)全面、詳細(xì)地閱讀，并記錄好存在的疑問、重點與難點以及需要進(jìn)一步落實和明確的問題。
考察現(xiàn)場與參加標(biāo)前會議
業(yè)主在發(fā)售招標(biāo)文件后的一定時間，一般都會組織投標(biāo)人對現(xiàn)場及其周圍環(huán)境進(jìn)行一次考察，以便使投標(biāo)人自行查明或核實有關(guān)編制投標(biāo)文件所必須的一切資料。
考察現(xiàn)場，充分掌握工程所在位置及周圍環(huán)境條件情況是編好標(biāo)書的重要環(huán)節(jié)。通過考察現(xiàn)場須了解、掌握的情況包括：施工位置的地形、地貌特征，河流及水文、氣候條件，用水、用電，進(jìn)場道路、交通運輸條件，衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)、通訊，地材及其它施工材料，當(dāng)?shù)氐拿耧L(fēng)、民情、社會經(jīng)濟條件與環(huán)境等。
把在閱讀招標(biāo)文件與考察現(xiàn)場過程中存在的疑問問題、需要業(yè)主或設(shè)計單位澄清與明確的問題等歸納、匯總，按照規(guī)定的時間以書面的形式提交給業(yè)主，尋求業(yè)主的澄清與答復(fù)，以便更好地編制標(biāo)書。
參加業(yè)主主持召開的標(biāo)前會議。標(biāo)前會議(即投標(biāo)預(yù)備會議)的目的，是澄清并解答投標(biāo)人在閱讀招標(biāo)文件后和現(xiàn)場考察中可能提出的任何方面的問題。業(yè)主在標(biāo)前會議上會對招標(biāo)文件作出一些補充說明、錯誤的修正或者對投標(biāo)文件有進(jìn)一步的、具體的要求，并且會與設(shè)計單位或有關(guān)單位一起對各投標(biāo)單位提出的疑問問題作出初步答復(fù)。會后業(yè)主會對標(biāo)前會上的內(nèi)容以補遺書和答疑書的形式發(fā)給各投標(biāo)單位。補遺書、答疑書和其它正式有效函件，均是招標(biāo)文件的組成部分，與招標(biāo)文件的其它內(nèi)容具有等同的地位，其內(nèi)容、要求必須完全、切實地貫徹到編標(biāo)過程中。
召開施工組織設(shè)計方案會
切實、合理可行的施工組織設(shè)計方案是標(biāo)書優(yōu)質(zhì)和合理報價的基礎(chǔ)，它往往體現(xiàn)著我們公司的整體實力和施工水平，直接影響著投標(biāo)書的質(zhì)量，對是否中標(biāo)起著關(guān)鍵性的作用，應(yīng)予以足夠重視。
施工組織設(shè)計方案會應(yīng)由工程技術(shù)部部長或公司副總工程師以上人員主持，工程技術(shù)部、開發(fā)經(jīng)營中心做標(biāo)及有關(guān)人員必須參加。
會上應(yīng)先由施組負(fù)責(zé)人介紹工程概況，招標(biāo)文件的要求，現(xiàn)場踏勘及標(biāo)前會議情況，然后提出初步的施工組織設(shè)計方案，并指出其重點、難點以及需要討論確定或需要進(jìn)一步優(yōu)化的方案，供與會者討論、比較、分析、研究，最后形成一個統(tǒng)一的、最合理的施工組織設(shè)計方案。方案應(yīng)做到合理、優(yōu)化，并完全響應(yīng)招標(biāo)文件的要求和緊扣設(shè)計者或業(yè)主的意圖。
方案確定后，要讓每個做標(biāo)人員清楚了解，并貫徹落實到整個做標(biāo)過程中。
根據(jù)施工組織設(shè)計方案計算出臨時設(shè)施工程量，包括臨時工程的材料、用量、使用時間和周轉(zhuǎn)次數(shù)等，經(jīng)施組負(fù)責(zé)人或部長審核后提供給開發(fā)經(jīng)營中心做預(yù)算報價用。
臨時設(shè)施工程量應(yīng)完全符合施工組織方案的要求，并且準(zhǔn)確、詳細(xì)、不漏項，以便于準(zhǔn)確做好工程預(yù)算并為后期的成本分析、降造等提供參考依據(jù)，其往往對最后的投標(biāo)報價的確定和報價是否具有競爭性起著重要的作用。
編制標(biāo)書
1、投標(biāo)書目錄的確定
開始編制標(biāo)書之前，目錄的確定也是重要的一環(huán)。一般來說，業(yè)主在招標(biāo)文件中對投標(biāo)文件的內(nèi)容與格式都有一定的要求，確定目錄之前，應(yīng)詳細(xì)、反復(fù)閱讀招標(biāo)文件中有關(guān)的內(nèi)容，以便編出全面的、完全響應(yīng)標(biāo)書要求的目錄來。
如果招標(biāo)文件沒有明確的要求，則根據(jù)以往同類型工程或同地區(qū)、同業(yè)主以往的要求與習(xí)慣來確定投標(biāo)文件的目錄。
2、工作分工
投標(biāo)書目錄出來后，則對要求編制的內(nèi)容進(jìn)分工，每個人負(fù)責(zé)相應(yīng)的內(nèi)容，并且規(guī)定完成的時間，一般要提前2至3天完成以便匯總、復(fù)核及審查。投標(biāo)書施工組織設(shè)計部分的內(nèi)容較多且繁雜，既有文字說明、施工方案圖、場地布置圖，又有各種表格和網(wǎng)絡(luò)計劃等，一般具體章節(jié)設(shè)置要嚴(yán)格按照招標(biāo)文件中的“綜合評分表”進(jìn)行采分!
投標(biāo)工作是一個系統(tǒng)工程，既要分工，又要合作、協(xié)調(diào)與配合，才能作出一份好的標(biāo)書。
從標(biāo)書的內(nèi)容和工作量來說，做一份標(biāo)書宜安排3～4個人比較合適：一個人負(fù)責(zé)(1)、(3)、(4);一個人負(fù)責(zé)(2)及臨時工程量的計算;一個人負(fù)責(zé)(5);一個人負(fù)責(zé)(6)、(7)。另外，最好有一個人負(fù)責(zé)總體的協(xié)調(diào)工作與標(biāo)書的審查。
3、編標(biāo)過程
每個工程項目的招標(biāo)都有其指定的工程范圍和內(nèi)容，有其特定的技術(shù)規(guī)范、工藝要求、材料供應(yīng)方式和質(zhì)量及驗收標(biāo)準(zhǔn)等，所有這些都要求落實到投標(biāo)文件的每個內(nèi)容中去。
編標(biāo)過程中，參加編標(biāo)的人員都應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，不能馬虎應(yīng)付了事。每個人都應(yīng)熟悉招標(biāo)文件，清楚了解所確定的施工組織設(shè)計方案，無論負(fù)責(zé)哪一部分內(nèi)容，都要僅僅圍繞著既定的方案、招標(biāo)文件的要求來做。每個工程項目的招標(biāo)都有其指定的工程范圍和內(nèi)容，有其特定的技術(shù)規(guī)范、工藝要求、材料供應(yīng)方式和質(zhì)量及驗收標(biāo)準(zhǔn)等，所有這些都要求落實到投標(biāo)文件的每個內(nèi)容中去，不得有背離和違反現(xiàn)象，否則就是不響應(yīng)業(yè)主和招標(biāo)文件的要求，這樣將會直接影響到標(biāo)書的質(zhì)量，甚至造成廢標(biāo)的嚴(yán)重后果。
編標(biāo)過程中，每個做標(biāo)人員應(yīng)在一起經(jīng)常溝通、交流，以使每個人所編制部分的內(nèi)容在總體上具有一致性，避免產(chǎn)生相互不一致甚至自相矛盾的現(xiàn)象。若碰到什么疑問或困難，及時與協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)溝通，協(xié)調(diào)人與各編標(biāo)人一起商量、討論，或向上反映，經(jīng)研究確定后通知各編標(biāo)人，以求得標(biāo)書的統(tǒng)一性與一致性。
4、標(biāo)書的審查
標(biāo)書完成匯總后，標(biāo)書的審查也是必不可少的。審查的內(nèi)容主要有以下幾個方面：
(1)工期是否合理，能否滿足招標(biāo)文件的要求;
(2)機械設(shè)備是否齊全，配置是否合理;
(3)組織機構(gòu)和專業(yè)技術(shù)力量能否滿足施工需要;
(4)施工組織設(shè)計是否合理可行;
(5)工程質(zhì)量保證措施是否可靠。
一般來說，編標(biāo)的時間都比較短，而內(nèi)容又比較多，在編標(biāo)過程中會有這樣或那樣的錯誤是在所難免的，尤其是不可能每個參加編標(biāo)的人員都對招標(biāo)文件進(jìn)行全面、詳細(xì)的閱讀和理解，因而，標(biāo)書的統(tǒng)一性與一致性、對招標(biāo)文件的響應(yīng)性和符合性應(yīng)為標(biāo)書審查的主要任務(wù)和內(nèi)容，比如投標(biāo)書與招標(biāo)文件中的條款與規(guī)定是否有重大偏離或保留，特別是在對本工程招標(biāo)范圍、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或工程實施方面是否有重大改變，或工期安排是否有實質(zhì)性偏離，或者對合同中規(guī)定業(yè)主的權(quán)利或投標(biāo)人的責(zé)任和義務(wù)是否有實質(zhì)性限制等。
標(biāo)書的審查應(yīng)由公司副總工程師、工程技術(shù)部部長或協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)負(fù)責(zé)。審查人應(yīng)對招投標(biāo)程序有較為深刻的了解，并且應(yīng)對該工程的招標(biāo)文件、圖紙、技術(shù)規(guī)范等作詳細(xì)閱讀，熟悉理解，這樣才能審查好標(biāo)書。
5、標(biāo)書的修改
標(biāo)書的審查一般來說不可能很仔細(xì)，審查人只指出相應(yīng)的不足、缺陷或錯誤，不會具體說明該如何補充、完善或修改。標(biāo)書審查后，編標(biāo)協(xié)調(diào)人(負(fù)責(zé)人)應(yīng)根據(jù)審查的結(jié)果和意見，結(jié)合該標(biāo)的實際情況確定標(biāo)書修改的原則、方法與具體要求，并詳細(xì)通知每個編標(biāo)人員。編標(biāo)人員根據(jù)要求及時對標(biāo)書進(jìn)行修改，形成標(biāo)書初稿，并由總體協(xié)調(diào)人審核修改的情況，最后定稿。
6、標(biāo)書的打印輸出
標(biāo)書的打印輸出是標(biāo)書后期工作中的重要一環(huán)，因為標(biāo)書的輸出工作量大，輸出的質(zhì)量直接影響到標(biāo)書的觀感效果和標(biāo)書的總體質(zhì)量。
標(biāo)書必須按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫，要做到版面整潔、排版統(tǒng)一合理、整齊美觀，除業(yè)主另有要求外，標(biāo)書的排版應(yīng)有統(tǒng)一的要求，包括標(biāo)題、字體、間距、頁邊、頁腳頁眉與圖紙的線條、字型、邊框等等，都應(yīng)有具體統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保證整體標(biāo)書工整、美麗、悅目。
投標(biāo)資料的匯總、整理
投標(biāo)后，應(yīng)及時對投標(biāo)資料進(jìn)行匯總，把每個人所做的內(nèi)容都收集放在一起，并標(biāo)明該工程的主要結(jié)構(gòu)形式、特點及主要施工方案等，以供以后查找資料方便。
這項工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并分類存放，必要時刻成光盤，以便外出投標(biāo)時方便攜帶。
做好投標(biāo)資料的保密工作。投標(biāo)是一項競爭十分激烈的工作，在投標(biāo)過程中，其他每個投標(biāo)人都是我們的競爭對手，也就是我們的敵人，可以說投標(biāo)是一場你死我活的戰(zhàn)爭，投標(biāo)資料就象戰(zhàn)爭中的情報，因此保密工作顯得尤為重要。
做好保密工作的同時，想辦法搜集其他投標(biāo)單位的投標(biāo)資料，分析研究對手的實力、特點與以往的投標(biāo)情況，作出合理、科學(xué)的決策，才能最終在投標(biāo)中出奇制勝的戰(zhàn)勝眾多對手，取得最后的勝利。