檔案鑒定是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是鑒別判定檔案價(jià)值、決定檔案“存”“毀”的一項(xiàng)專業(yè)性檔案業(yè)務(wù)工作。經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)那些確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照要求予以銷毀。那么檔案銷毀的規(guī)定有哪些?
依據(jù)相關(guān)規(guī)定：鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由檔案行政管理部門制定;相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定;鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。
銷毀檔案的程序和方法
1、編制銷毀清冊(cè)。鑒定小組(在相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成)經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷人的簽字及銷毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁(yè)數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。
2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷毀意見(jiàn)。報(bào)告中對(duì)需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡(jiǎn)要介紹，并提出銷毀意見(jiàn)、陳述銷毀原因。
3、相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人審批。
4、銷毀。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數(shù)量較少的亦可自行焚毀，不須當(dāng)作其他用途，更不許出賣。無(wú)論采用什么方法，必須指定兩人以上監(jiān)銷，確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負(fù)責(zé)。
5、未批準(zhǔn)銷毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。
特殊情況
情況特殊的專門檔案，銷毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，就要按照財(cái)政部和檔案局下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：
(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制銷毀清。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(3)銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。政務(wù)部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
(4)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照時(shí)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。