紅字沖銷法又稱紅字調(diào)整法，是指先用紅字編制一套與錯(cuò)賬完全相同的記賬憑證，予以沖銷，然后再用藍(lán)字編制一套正確的會(huì)計(jì)分錄的方法，一般用于會(huì)計(jì)科目用錯(cuò)等。這種方法適用于會(huì)計(jì)科目用錯(cuò)或會(huì)計(jì)科目雖未用錯(cuò)，但實(shí)際記賬金額大于應(yīng)記金額的錯(cuò)誤賬款。一般情況下，在及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，沒有影響后續(xù)核算的情況下多使用紅字沖銷法。紅字沖銷法有以下兩種形式：
一、全部更正——將錯(cuò)誤的金額全部沖銷
在記賬后，經(jīng)核對發(fā)現(xiàn)由于原記賬憑證上會(huì)計(jì)科目名稱寫錯(cuò)或應(yīng)借、應(yīng)貸的方向記錯(cuò)而造成賬簿記錄錯(cuò)誤。
目前大部分教材對于這種情況在采用紅字沖銷法更正錯(cuò)誤時(shí)一般進(jìn)行如下操作：首先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤的記賬憑證內(nèi)容完全相同的記賬憑證，在憑證的“摘要”欄注明“注銷×月×日×字×號(hào)憑證”字樣，并據(jù)此紅字憑證登記入賬，在賬簿的“摘要”欄注明“沖銷×月×日錯(cuò)賬”，“憑證”欄寫上憑證的“字、號(hào)”，將原有錯(cuò)誤記錄沖銷。后用藍(lán)字重新填制一張內(nèi)容正確的記賬憑證，在“摘要”欄注明“訂正×月×日×字×號(hào)憑證”字樣，并依此記賬憑證登記入賬，在賬簿的“憑證”欄寫入該憑證的“字、號(hào)”，在“摘要”欄注明“更正×月×日錯(cuò)賬”，將正確內(nèi)容記載下來。
【例1】2018年5月10日30號(hào)憑證，管理部門李某報(bào)銷差旅費(fèi)3 000元，李某在出差前預(yù)借差旅費(fèi)3 000元，財(cái)務(wù)人員填寫記賬憑證時(shí)誤將差旅費(fèi)3 000元計(jì)入銷售費(fèi)用科目，財(cái)務(wù)人員在當(dāng)年5月20日發(fā)現(xiàn)該憑證是錯(cuò)誤的。
此題若采用紅字沖銷法中的全部更正法，則處理方法是在5月20日，財(cái)務(wù)人員用紅字填寫一張與原有錯(cuò)誤記賬憑證一樣的記賬憑證，將原錯(cuò)誤記賬憑證全部沖銷，在摘要欄注明“注銷月5日10日30號(hào)憑證”，借記銷售費(fèi)用3 000元（紅字），貸記其他應(yīng)收款——李某3 000元（紅字），在賬簿的“摘要”欄注明“沖銷5月10日錯(cuò)賬”，“憑證”欄寫上相應(yīng)憑證的字號(hào)，將原有錯(cuò)誤記錄沖銷。再填寫一張正確的藍(lán)字記賬憑證，借記管理費(fèi)用3 000元，貸記其他應(yīng)收款——李某3 000元，依此記賬憑證登記入賬，在賬簿的“憑證”欄寫入該憑證的“字、號(hào)”，在“摘要”欄注明“更正5月10日錯(cuò)賬”，將正確內(nèi)容記載下來。
二、局部更正——將錯(cuò)誤的金額局部沖銷
在記賬后，核對時(shí)發(fā)現(xiàn)原記賬憑證上所記載的金額大于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際金額，造成賬簿記錄中金額錯(cuò)誤。
目前大部分教材對于這種情況在采用紅字沖銷法更正錯(cuò)誤時(shí)一般進(jìn)行如下操作：首先按多記金額用紅字填制一張記賬憑證，其中使用的會(huì)計(jì)科目，借貸方向應(yīng)與原記賬憑證相同，并在“摘要”欄注明“沖銷×月×日×字×號(hào)憑證多記金額”，并據(jù)以用紅字金額登記入賬，在賬簿的“摘要”欄注明“沖銷×月×日賬上多記金額”，將原記錄中多記的金額沖銷。
例如：假設(shè)上例中財(cái)務(wù)人員在5月10日記賬時(shí)科目并沒有記錯(cuò)，只是誤將管理費(fèi)用3 000元記為30 000元，即多記管理費(fèi)用金額27 000元。
此題若采用紅字沖銷法中的局部更正法，則處理方法是填制一張記賬憑證，在摘要欄注明“沖銷5月10日30號(hào)憑證多記金額”，借記管理費(fèi)用 27 000元（紅字），貸記 其他應(yīng)收款——李某 27 000元（紅字）。同時(shí)，在賬簿的“摘要”欄注明“沖銷5月10日賬上多記金額”，將原記錄中多記的金額27 000元沖銷。
三、紅字更正法適用的情況
1．根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后, 發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目或記賬方向有錯(cuò)誤，應(yīng)采用紅字更正法。進(jìn)行更正時(shí)，先用紅字金額填制一張與原內(nèi)容一致的記賬憑證，用紅字金額登記入賬，在摘要欄注明”沖減×月×日×號(hào)憑證錯(cuò)誤”，沖銷原錯(cuò)誤記錄。然后用藍(lán)字填寫一張正確的憑證，重新登記入賬。
2．科目正確，實(shí)記金額大于應(yīng)記金額進(jìn)行更正時(shí)，將多記金額填制記賬憑證，據(jù)以紅字金額入賬，沖銷其大于應(yīng)記金額的差額改正錯(cuò)賬。
【例2】某商場銷售紅酒一批，價(jià)款46 800元（含稅），收妥貨款存入銀行，該批白酒成本31 000元，企業(yè)作如下：
借： 銀行存款 46 800
貸：產(chǎn)成品 31 000
應(yīng)收賬款 15 800
該賬務(wù)處理把兩個(gè)本來不存在對應(yīng)關(guān)系的賬戶硬糾在一起，偷逃增值稅、消費(fèi)稅等，同時(shí)減少企業(yè)利潤，偷逃企業(yè)所得稅。應(yīng)按照稅收法規(guī)和將企業(yè)對外銷售取得的收入按正常銷售業(yè)務(wù)處理。
用調(diào)賬如下：首先用紅字沖銷原賬錯(cuò)誤分錄
借： 銀行存款 46 800（紅字）
貸：產(chǎn)成品 31 000（紅字）
應(yīng)收賬款 15 800（紅字）
然后再用藍(lán)字編制一套正確的會(huì)計(jì)分錄
借：銀行存款 46 800
貸：產(chǎn)品銷售收入 40 000
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額） 6 800
借：產(chǎn)品銷售稅金及附加 10 000
貸：應(yīng)交稅金——應(yīng)交消費(fèi)稅 10 000
借：產(chǎn)品銷售成本 31 000
貸：產(chǎn)成品 31 000