登記賬簿有哪些基本要求？
為了保證賬簿記錄、成本計算和會計報表不出現(xiàn)差錯，登記賬簿必須根據(jù)審核無誤的記賬憑證進(jìn)行。登記賬簿的基本要求是：
(1)內(nèi)容準(zhǔn)確完整。登記會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項計入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。對于每一項會計事項，一方面要計入有關(guān)的總賬，另一方面要計入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證(如收料單、領(lǐng)料單等)作為記賬依據(jù)的，賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。此外，負(fù)責(zé)登記賬簿的會計人員，在登記賬簿前，應(yīng)對已經(jīng)專門復(fù)核人員審查過的記賬憑證再復(fù)核一遍，這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白，可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教;如果認(rèn)為記賬憑證的處理有錯誤，可暫停登記，及時向會計主管人員反映，由其作出更改或照登的決定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。
(2)登記賬簿要及時。登記賬簿的間隔時間應(yīng)該多長，沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。總的來說是越短越好。一般情況下，總賬可以三五天登記一次;明細(xì)賬的登記時間間隔要短于總賬，日記賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬一般一天就要登記一次?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬，應(yīng)根據(jù)收、付款記賬憑證，隨時按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記，每日終了應(yīng)結(jié)出余額。經(jīng)管現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專門人員，必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實(shí)有數(shù)，謹(jǐn)防開出空頭支票和影響經(jīng)營活動的正常用款。
(3)注明記賬符號。登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經(jīng)登賬的符號，表示已經(jīng)記賬。在記賬憑證上設(shè)有專門的欄目應(yīng)注明記賬的符號，以免發(fā)生重記或漏記。
(4)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的1/2。這樣，在一旦發(fā)生登記錯誤時，能比較容易地進(jìn)行更正。同時也方便查賬工作。
(5)正常記賬使用藍(lán)黑墨水。登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。在會計上，數(shù)字的顏色是重要的語素之一，它同數(shù)字和文字一起傳達(dá)出會計信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導(dǎo)致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯誤。
(6)特殊記賬使用紅墨水。對在登記賬簿中使用紅色墨水的問題，依據(jù)財政部會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定，下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;②在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù);③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;④根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。
(7)順序連續(xù)登記。各種賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞，是十分必要的防范措施。
(8)結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”等欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”等欄內(nèi)寫“平”字，并在余額欄內(nèi)用“0”表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。一般說來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。
(9)過次承前。每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額，然后過次頁并在次頁第一行承前頁;二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額，不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。
財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》還對“過次頁”的本頁合計數(shù)的結(jié)計方法，根據(jù)不同需要作了規(guī)定：
第一，對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)。這樣做，便于根據(jù)“過次頁”的合計數(shù)，隨時了解本月初到本頁末止的發(fā)生額，也便于月末結(jié)賬時，加計“本月合計”數(shù)。
第二，對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù)，這樣做，便于根據(jù)“過次頁”的合計數(shù)，隨時了解本年初到本頁末止的累計發(fā)生額，也便于年終結(jié)賬時，加計“本年累計”數(shù)。
第三，對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁，如某些材料明細(xì)賬戶就沒有必要將每頁的發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。
(10)定期打印。對于實(shí)行會計電算化的單位，財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》還提出了打印上的要求：“實(shí)行會計電算化的單位，總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印”：“發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的，在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。并與庫存現(xiàn)金核對無誤。”之所以這樣做，是因為在以機(jī)器或其他磁性介質(zhì)儲存的狀態(tài)下，各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強(qiáng)，而且信息處理的過程不明，不便于進(jìn)行某些會計操作和進(jìn)行內(nèi)部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。
發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時怎樣處理？
由于各種原因的存在，在制證、記賬、編表的過程中往往會發(fā)生一些錯誤。發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時，根據(jù)賬簿錯誤的具體情況，可采取三種不同的更正方法：
(1)劃線更正法。凡在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字或數(shù)字錯誤時，可采用此法。更正時，在賬簿中錯誤文字或數(shù)字上劃一紅線，以示注銷。劃線時，要劃去錯誤數(shù)字的整個數(shù)碼，不能只劃去其中個別數(shù)碼。然后，在紅線上方空白處填寫正確的文字或數(shù)字，并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負(fù)責(zé)。
(2)紅字更正法。當(dāng)記賬憑證中使用會計賬戶錯誤，或借貸方向錯誤，或金額記錄錯誤，并且已經(jīng)登計入賬從而造成賬簿記錄錯誤的情況下，可采用此法。更正時，首先，填制一張內(nèi)容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)注明“更正××號憑證錯誤”，并據(jù)以用紅字金額登計入賬，沖銷原有的記錄;然后，再用藍(lán)字填制一份符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的記賬憑證，并據(jù)以登計入賬。