財政部會計司 國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司 國家稅務(wù)總局貨物和勞務(wù)稅司
關(guān)于增值稅電子專用發(fā)票電子化管理與操作有關(guān)問題的答問
2020年12月20日，國家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》(2020年第22號)，決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個地區(qū)試點的基礎(chǔ)上，在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化。隨著電子發(fā)票逐步推廣應(yīng)用，各單位應(yīng)當按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，規(guī)范使用電子發(fā)票進行報銷入賬歸檔等活動。
2015年12月，財政部、國家檔案局印發(fā)新修訂《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)，隨后又于2020年3月印發(fā)《財政部 國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)。上述文件均對包括電子發(fā)票在內(nèi)的各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔工作作出了明確規(guī)定。
為進一步回應(yīng)社會關(guān)切，服務(wù)和指導(dǎo)基層單位更加規(guī)范使用電子發(fā)票，財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局有關(guān)部門結(jié)合已經(jīng)發(fā)布的相關(guān)文件，就增值稅電子專用發(fā)票(以下簡稱“電子專票”)全流程電子化管理操作等有關(guān)問題回答如下：
1.電子專票作為電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證法律效力是否相同?
答：電子會計憑證是指以電子形式生成、傳輸、存儲的各類會計憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證。電子專票屬于電子會計原始憑證。國家稅務(wù)總局2020年第22號公告第二條規(guī)定：“電子專票由各省稅務(wù)局監(jiān)制，采用電子簽名代替發(fā)票專用章，屬于增值稅專用發(fā)票，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與增值稅紙質(zhì)專用發(fā)票相同。”《財政部 國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)規(guī)定：“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力。”《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。因此，來源合法、真實的電子專票作為電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等的法律效力，且可作為電子檔案進行保存歸檔。
2.實行專票電子化的新辦納稅人如何開具電子專票?
答：實行專票電子化的新辦納稅人可向稅務(wù)機關(guān)免費領(lǐng)取稅務(wù)UKey，通過電子稅務(wù)局、辦稅服務(wù)廳等渠道申請電子專票票種核定，在國家稅務(wù)總局增值稅發(fā)票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)上下載并安裝增值稅發(fā)票開票軟件(稅務(wù)UKey版)后，開具電子專票。開票完成后，納稅人可以通過電子郵件、二維碼等方式，遠程交付電子專票給受票方。
3.受票方收到電子專票后，應(yīng)如何查驗其發(fā)票真?zhèn)?
答：電子專票采用可靠的電子簽名代替原發(fā)票專用章，采用經(jīng)過稅務(wù)數(shù)字證書簽名的電子發(fā)票監(jiān)制章代替原發(fā)票監(jiān)制章，更好適應(yīng)了發(fā)票電子化改革的需要。
納稅人可以通過全國增值稅發(fā)票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子專票并驗證電子簽名以及電子發(fā)票監(jiān)制章有效性。
驗證電子簽名具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標移動到左下角“銷售方”相關(guān)信息處，點擊鼠標右鍵，再點擊提示框中的“驗證”按鈕，即可彈出驗證結(jié)果。
如驗證結(jié)果為“該簽章有效!受該簽章保護的文檔內(nèi)容未被修改。該簽章之后的文檔內(nèi)容無變更”，表明銷售方的電子簽名有效。
驗證電子發(fā)票監(jiān)制章具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標右鍵點擊發(fā)票上方橢圓形的發(fā)票監(jiān)制章，選擇“驗證”，即可顯示驗證結(jié)果。
此外，納稅人還可以在全國增值稅發(fā)票查驗平臺上，通過錄入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、發(fā)票校驗碼等字段，對電子專票信息進行查驗。
4.受票方收到電子專票后，如何申請抵扣增值稅進項稅額或出口退稅、代辦退稅?
答：受票方取得電子專票用于申報抵扣增值稅進項稅額或申請出口退稅、代辦退稅的，應(yīng)當?shù)卿浽鲋刀惏l(fā)票綜合服務(wù)平臺確認發(fā)票用途，登錄地址由各省稅務(wù)局確定并公布。
5.使用電子專票進行報銷入賬歸檔的基本規(guī)定有哪些?
答：依據(jù)財會〔2020〕6號文規(guī)定，電子專票作為電子會計憑證的一種，同時滿足下列條件的，可以僅使用電子專票進行報銷入賬歸檔：
(一)接收的電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實;
(二)電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn);
(三)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬;
(四)電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)等要求。
采用電子專票進行報銷、入賬且本單位財務(wù)信息系統(tǒng)能導(dǎo)出符合國家檔案部門規(guī)定的電子歸檔格式的，應(yīng)當將電子專票與其他電子會計記賬憑證等一起歸檔保存，電子專票不再需要打印和保存紙質(zhì)件;不滿足上述條件的單位，采用電子專票紙質(zhì)打印件進行報銷、入賬的，電子專票應(yīng)當與其紙質(zhì)打印件一并交由會計檔案人員保存。
6.如何借助標準化手段支持會計核算系統(tǒng)對電子專票進行自動接收、識別和入賬處理?
答：財政部即將出臺電子發(fā)票入賬數(shù)據(jù)標準，并將會同國家稅務(wù)總局在部分企業(yè)開展試點，以進一步規(guī)范電子發(fā)票等電子憑證入賬，方便受票方會計核算系統(tǒng)進行自動化的接收、識別和入賬處理。
7.電子專票的紙質(zhì)打印件能否單獨作為報銷入賬歸檔依據(jù)使用?
答：不能。根據(jù)財會〔2020〕6號的規(guī)定，各單位無論采用何種報銷、入賬方式，只要接收的是電子專票，則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。
8.受票方應(yīng)如何防范電子專票的紙質(zhì)打印件重復(fù)報銷入賬的風(fēng)險?
答：電子專票的紙質(zhì)打印件只是承載電子專票發(fā)票信息的載體，不具備物理防偽功能，具有可復(fù)制的特點。為避免電子專票的紙質(zhì)打印件重復(fù)報銷入賬，各單位應(yīng)建立完善的內(nèi)控機制，嚴格按照財會〔2020〕6號文規(guī)定。如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。同時建議各單位在報銷入賬時對發(fā)票代碼、號碼進行查重處理。對于已經(jīng)使用財務(wù)信息系統(tǒng)的單位，可以通過建立發(fā)票數(shù)據(jù)庫的方式，升級系統(tǒng)功能，利用系統(tǒng)進行自動比對;對于尚未使用財務(wù)軟件實行純手工記賬的單位，可以通過電子表格等方式，建立已入賬發(fā)票手工臺賬，有效防范重復(fù)報銷、虛假入賬等風(fēng)險。
9.包括電子專票在內(nèi)的各類電子發(fā)票應(yīng)如何歸檔保存?
答：電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進行。
已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化(不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同)，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發(fā)〔2015〕4號);如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存;整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》(檔辦發(fā)〔2015〕4號)。
無電子檔案管理系統(tǒng)的單位，如實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：
同時，建立電子會計檔案臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：
序號 | 納稅人識別號 | 年度 | 交易事項 | 開票方名稱 | 發(fā)票號碼 | 開具日期 | 報銷單據(jù)號 | 記賬憑證號 | 文件名 | 備注 |
保存電子發(fā)票時，應(yīng)當采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會丟失并能被讀取。
10.接收電子專票的單位，相關(guān)的紙質(zhì)會計憑證該如何保管理?
答：接受電子專票的單位，如部分業(yè)務(wù)的報銷、入賬仍采用紙質(zhì)憑證，該部分紙質(zhì)憑證仍應(yīng)按傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的管理方法進行管理。
11.上述關(guān)于電子專票報銷入賬歸檔的問答口徑是否適用于其他增值稅電子發(fā)票?
答：同樣適用。