在合同履行完畢、項目結(jié)束后，對方遲遲未支付款項，收款方要通過司法途徑解決時，容易出現(xiàn)糾紛，例如對方不承認(rèn)已經(jīng)收到貨物，或者對數(shù)量、價格有爭議。此時，提前簽訂對賬單就顯得格外重要。對賬單，最初常見于金融領(lǐng)域，一般是以電子或紙質(zhì)的賬單體現(xiàn)。目前，在金融之外的其他行業(yè)，都廣泛使用對賬單的形式固定事實，以免產(chǎn)生誤會和爭議。在實踐中，對賬單并無固定格式，甚至沒有統(tǒng)一的稱謂，如《買賣合同司法解釋》就將其稱之為“對賬確認(rèn)函、債權(quán)確認(rèn)書”。在法律上，對賬單的格式并不重要。務(wù)實地說，“黑貓白貓，抓到耗子就是好貓”。評價一份對賬單的質(zhì)量，就要看它對固定事實、平息紛爭產(chǎn)生了多大的作用。一份考慮周全的對賬單，足以讓我們啟動訴訟程序時如虎添翼。
那么，在制作對賬單時，有哪些地方值得重點(diǎn)注意呢？鑒于各行業(yè)情況不同，我們以最常見的買賣合同貨款對賬為例。
1雙方名稱應(yīng)當(dāng)精確
對賬單將來可能是起訴的關(guān)鍵證據(jù)，雙方名稱千萬不可使用簡稱。要耐著性子、不怕麻煩，把雙方或各方的全稱一字不落地寫上去。除了寫清楚名稱之外，我們建議將公司的統(tǒng)一信用編碼、個人的身份證號也一并注明。如果此前已經(jīng)簽訂過合同，甲方或乙方的稱謂可以與合同保持一致。如果此前尚未簽訂合同，則沒有硬性要求。
2援引合同及編號
對賬的范圍，可能是此前一個季度或者一年的賬目。因為對賬單的側(cè)重點(diǎn)在款項事實的確認(rèn)，而在訴訟時，法官需要審理的不僅僅是款項，首先還是需要結(jié)合雙方的合同。制作對賬單，應(yīng)契合法官審案的思維，把合同與對賬單結(jié)合起來。在對賬時，最好將此前已經(jīng)簽訂合同的名稱、編號、日期備注清楚，以便形成證據(jù)鏈。
3貨物名稱、數(shù)量、價格應(yīng)當(dāng)明確
合同或口頭的約定，在履行過程中，普遍會根據(jù)實際情況有所調(diào)整。因此，對賬的一個核心目的，就是要將貨物名稱、數(shù)量、價格等實際情況，通過事后簽署的方式固定下來。買賣合同的貨款，主要就是數(shù)量和價格。若簽署過好幾份合同，一并對賬，應(yīng)當(dāng)以合同內(nèi)容為基本分類標(biāo)準(zhǔn)，分別書寫清楚。此外，還應(yīng)備注對方已經(jīng)收到貨物且無質(zhì)量異議的情況。
4區(qū)分應(yīng)付、實付和未付
貨物的名稱、數(shù)量和價格明確之后，總價款就清楚了，這是應(yīng)付款的范疇。如果收貨方在對賬前已經(jīng)支付過一部分，應(yīng)當(dāng)如實記載，計入實付部分，最終計算得出未付金額。將未付金額明確記載，這就完成了對賬單的主要內(nèi)容。但還需注意，這里的金額是否含稅，要根據(jù)合同約定和雙方合意，如實記載。
5開票情況取決于合同約定
對賬單是否需要記載開具發(fā)票的情況，這取決于合同約定。根據(jù)相關(guān)司法裁判觀點(diǎn)，若合同明確約定先開票、后付款，盡管開票不是主合同義務(wù)，但仍然可能成為拒付的抗辯理由。因此若合同約定先開票，且已經(jīng)開具過部分或全部發(fā)票，建議將發(fā)票開具的情況一并記載。如果合同未約定先開票，甚至于根本未提到發(fā)票事宜，則無需在對賬單節(jié)外生枝。
6付款期限的注明
原則上，付款日期不是對賬單的必要內(nèi)容，即便不做注明，也不會產(chǎn)生重大影響。但在兩種情況下，仍建議在對賬單上對付款日期做出明確：①合同未約定付款期限;②合同約定的付款期限尚未到來。明確付款截止日期，可以對付款方產(chǎn)生道德上的督促，對于逾期利息的計算也有重要意義。
7合同約定的補(bǔ)救
除了付款期限之外，在對賬單中還可以對許多重要事項進(jìn)行特別約定，以彌補(bǔ)合同的不足。此時，對賬單已經(jīng)不純粹是對事實的確認(rèn)，而同時具備補(bǔ)充合同、擔(dān)保合同的性質(zhì)?？梢栽趯~單中補(bǔ)充約定的重要條款可以包括：①逾期付款的違約責(zé)任;②管轄法院的選擇;③擔(dān)保責(zé)任的設(shè)定(下文詳述)。
8擔(dān)保責(zé)任的設(shè)定
一般情況下，根據(jù)合同相對性，付款義務(wù)是由合同對方承擔(dān)。但出于付款能力的考慮，許多客戶擔(dān)心對方逃避債務(wù)，勝訴之后難以執(zhí)行到財產(chǎn)。這些考慮，往往都是在合同簽訂之后、具體合作過程中逐漸了解到。于是，在對賬單中，就可以強(qiáng)化對方的付款能力。主要方式是：將關(guān)聯(lián)公司、股東、法定代表人等第三方作為連帶擔(dān)保人。
9怎么簽署比較好？
對賬單是給付類合同糾紛的關(guān)鍵證據(jù)，尤其是當(dāng)其具備補(bǔ)充合同、擔(dān)保合同性質(zhì)時，誰來簽署，就顯得極其重要。落款簽署，只能是對方公章以及具體經(jīng)辦人簽字，公司印章和經(jīng)辦人簽字缺一不可，互相不可替代。落款日期可以直接記載為對賬日期。涉及擔(dān)保條款時，需要擔(dān)保人簽字、蓋章。若系公司提供擔(dān)保，還需要出具股東會決議。
絮叨了這么多，一份比較完善的對賬單到底長什么樣子呢?我們根據(jù)法律規(guī)定和實踐經(jīng)驗，做出了下列兩份模板。其中一份是表格形式，另一份是文字形式。
表格形式的對賬單，適用于對賬項目較多的情況?？梢郧逦故静煌暮贤瑢?yīng)的貨物品類、數(shù)量、價格。