一、什么是會(huì)計(jì)憑證
會(huì)計(jì)憑證，簡(jiǎn)稱憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。會(huì)計(jì)憑證是登記賬簿、進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要依據(jù)。正確填制和認(rèn)真審核會(huì)計(jì)憑證是財(cái)務(wù)管理不可缺少的基礎(chǔ)工作。 任何企業(yè)、事業(yè)和行政單位在從事任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，都必須辦理會(huì)計(jì)憑證，也就是由有關(guān)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序填制和取得會(huì)計(jì)憑證，對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程作出書面記錄。有關(guān)部門和人員要在會(huì)計(jì)憑證上蓋章簽字，表示對(duì)會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、正確性與合法性負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)人員必須對(duì)已取得的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核，只有準(zhǔn)確無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證才能作為登記各種賬簿的憑據(jù)。
二、會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管
會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指各種會(huì)計(jì)憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過(guò)程，即在企業(yè)、事業(yè)和行政單位內(nèi)部有關(guān)人員和部門之間傳送、交接的過(guò)程。要規(guī)定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數(shù)，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證傳遞的程序、移交的時(shí)間和接受與保管的有關(guān)部門。
1、會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用 會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從編制時(shí)起到歸檔時(shí)止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。為了能夠利用會(huì)汁憑證，及時(shí)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供會(huì)計(jì)信息，發(fā)揮會(huì)汁監(jiān)督的作用，必須正確、及時(shí)地進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，具有重要作用。從一定意義上說(shuō)，會(huì)計(jì)憑證的傳遞起著在單位內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)和組織的作用。會(huì)計(jì)憑證傳遞程序是企業(yè)管理規(guī)章制度重要的組成部分，傳遞程序的科學(xué)與否，說(shuō)明該企業(yè)管理的科學(xué)程序。其作用如下：
(1)有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成及記錄，是由若千責(zé)任人共同負(fù)責(zé)，分工完成的。會(huì)計(jì)憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。單位會(huì)計(jì)制度可以通過(guò)會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和傳遞時(shí)間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。
(2)有利于及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生到賬簿登記有一定的時(shí)間間隔，通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，使會(huì)計(jì)部門盡早了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，并通過(guò)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部的憑證傳遞，及時(shí)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。
2、會(huì)記憑證的保管 會(huì)計(jì)憑證是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料，每個(gè)單位都要建立保管制度，妥善保管。 對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證要分門別類、按照編號(hào)順序整理，裝訂成冊(cè)。封面上要注明會(huì)計(jì)憑證的名稱、起訖號(hào)、時(shí)間以及有關(guān)人員的簽章。 要妥善保管好會(huì)計(jì)憑證，在保管期間會(huì)計(jì)憑證不得外借，對(duì)超過(guò)所規(guī)定期限(一般是15年)的會(huì)計(jì)憑證，要嚴(yán)格依照有關(guān)程序銷毀。需永久保留的有關(guān)會(huì)計(jì)憑證，不能銷毀。
三、會(huì)計(jì)憑證的裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備，是指對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。 對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。 對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)盡量粘在一起;同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。 對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時(shí)再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。 原始憑證附在記賬憑證后面的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來(lái)排序。 會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)上述的加工整理之后，就可以裝訂了。
2、會(huì)計(jì)憑證的裝訂方法 會(huì)計(jì)憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序，外加封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋會(huì)計(jì)主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時(shí)，必須保持會(huì)計(jì)分錄的完整。為此，應(yīng)按憑證號(hào)碼順序還原裝訂成冊(cè)，不得按科目歸類裝訂。對(duì)各種重要的原始單據(jù)，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。 匯總裝訂后的會(huì)計(jì)憑證封面如表所示： 會(huì)計(jì)憑證封面 憑證種類： XX年度 本月共 冊(cè)之第 冊(cè) 本冊(cè)號(hào)數(shù)： 自 號(hào)起至 號(hào) 本冊(cè)日期： 自 月 日起至 月 日止 單位名稱： 會(huì)計(jì)主管： 會(huì)計(jì)： 裝訂： 會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來(lái)說(shuō)，一本憑證，厚度以1.5至2。ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來(lái)定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。 為了使裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證外形美觀，在裝訂時(shí)要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時(shí)可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會(huì)計(jì)在裝訂會(huì)計(jì)憑證時(shí)采用角訂法：裝訂起來(lái)簡(jiǎn)單易行，這也很不錯(cuò)。它的具體操作步驟如下：
(1)將憑證封面和封底裁開(kāi)，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封面上角，做護(hù)角線。
(2)在憑證的左上角畫一邊長(zhǎng)為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。
(3)用大針引線繩穿過(guò)兩個(gè)眼兒。如果沒(méi)有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個(gè)方向，將線繩從中間穿過(guò)并夾緊，即可把線引過(guò)來(lái)，因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過(guò)的。
(4)在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上。
(5)將護(hù)角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開(kāi)至憑證的左上角，然后抹上膠水。
(6)向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。
(7)待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào)，一個(gè)月從頭編一次序號(hào)，如果單位的憑證少，可以全年順序編號(hào)。