就要求我們弄清楚發(fā)票和收據(jù)究竟有什么區(qū)別。
先說說收據(jù)
1. 含義：收據(jù)是指財(cái)政部門印制的蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的的收付款憑證。
2. 分類：收據(jù)可以分內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。外部收據(jù)又分稅務(wù)部門監(jiān)制、財(cái)務(wù)部門監(jiān)制、部隊(duì)收據(jù)三種。
3. 入賬處理：
(1)內(nèi)部收據(jù)是單位內(nèi)部的自制憑據(jù)，用于單位內(nèi)部發(fā)生的業(yè)務(wù)，如材料內(nèi)部調(diào)撥、收取員工押金、退還多余出差借款等。這時(shí)的內(nèi)部自制收據(jù)是合法的憑據(jù)，可以作為成本費(fèi)用入賬。
(2)單位之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來，收款方在收款以后不需要納稅的，收款方就可以開具稅務(wù)部門監(jiān)制的收據(jù)。
(3)行政事業(yè)單位發(fā)生的行政事業(yè)性收費(fèi)，可以使用財(cái)政部門監(jiān)制的收據(jù)。
(4)單位與部隊(duì)之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來，按照規(guī)定不需要納稅的，可以使用部隊(duì)監(jiān)制的收據(jù)，這種收據(jù)也是合法的憑據(jù)，可以入賬。
除上述幾種收據(jù)外，單位或個(gè)人在收付款時(shí)使用的其他自制收據(jù)，就是日常所說的"白條"，是不能作為憑證入賬的。
再說說發(fā)票
1.含義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證，是合法的憑證。
2.分類：發(fā)票分為普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票和香港發(fā)票。
3.入賬處理：
(1)普通發(fā)票主要是營業(yè)稅納稅人和增值稅小規(guī)模納稅人使用。由行業(yè)發(fā)票和專用發(fā)票組成。前者適用于某個(gè)行業(yè)或經(jīng)營業(yè)務(wù)，后者適用于某一經(jīng)營項(xiàng)目。
普通發(fā)票的基本聯(lián)次為三聯(lián)：第一聯(lián)為存根聯(lián)，開票方留存?zhèn)洳橛?第二聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，收執(zhí)方作為付款或收款原始憑證;第三聯(lián)為記賬聯(lián)，開票方作為記賬原始憑證。
(2)增值稅專用發(fā)票是我國實(shí)施新稅制的產(chǎn)物，是國家稅務(wù)部門根據(jù)增值稅征收管理需要而設(shè)定的，專用于納稅人銷售或者提供增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的一種發(fā)票。它不僅是記載商品銷售額和增值稅稅額的財(cái)務(wù)收支憑證，而且是兼記銷貨方納稅義務(wù)和購貨方進(jìn)項(xiàng)稅額的合法證明，是購貨方據(jù)以抵扣稅款的法定憑證。
(3)香港發(fā)票是內(nèi)陸因?yàn)橛性鲋刀惖脑?，所以要用稅?wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，而其他的就用財(cái)政局印行的收據(jù)，作為單位記賬和報(bào)銷。香港的憑據(jù)在內(nèi)陸一樣可以入賬，但是首先必須有護(hù)照(或港澳通行證)、出行等證明一起提供，如果公司有港幣戶報(bào)賬時(shí)可直接入港幣戶，到月底再折合成人民幣核算。如果沒有就按當(dāng)時(shí)銀行的中間牌價(jià)折算后用人民幣入賬。
二者的區(qū)別
收據(jù)收取的款項(xiàng)只能是往來款項(xiàng)，收據(jù)所收支款項(xiàng)不能作為成本、費(fèi)用或收入，只能作為收取往來款項(xiàng)的憑證。 而發(fā)票不但是收支款項(xiàng)的憑證，而且憑發(fā)票所收支的款項(xiàng)可以做為成本、費(fèi)用或收入。
對于顧客所索要不同的憑證，要根據(jù)其目的分別處理：有的人是為企業(yè)辦事，需要到企業(yè)報(bào)銷費(fèi)用，這時(shí)他必須索要發(fā)票，否則他不能報(bào)銷。 而有的人只是為證明自己收了或付了某個(gè)款項(xiàng)，并不想作為報(bào)銷憑證，所以這時(shí)他就會(huì)索要收據(jù)。
發(fā)票是從稅務(wù)機(jī)關(guān)購買的。其實(shí)商品含稅和不含稅是指商品價(jià)格含稅和不含稅。在銷售商品時(shí)，如果開的是普通發(fā)票，它所標(biāo)示的價(jià)格就是含稅價(jià)格，如果開的是增值稅專用發(fā)票，那么它標(biāo)示的價(jià)格就是不含稅的價(jià)格。
因此，發(fā)票可以作為報(bào)銷的憑證，列入成本費(fèi)用 而收據(jù)僅僅能夠證明發(fā)生的現(xiàn)金關(guān)系，無法列入成本費(fèi)用。
總的來說，二者之所以區(qū)別開來，主要是因?yàn)樵跁?huì)計(jì)賬務(wù)處理和納稅申報(bào)時(shí)涉及到報(bào)銷和稅前扣除的處理，所以財(cái)務(wù)人員一定要把票據(jù)管理好，做好收據(jù)和發(fā)票區(qū)分。