1、企業(yè)并不支付備用金，由出差員工先行墊付，回單位后報銷的情況下，根據(jù)出差員工所在部分的不同，分別計入相應(yīng)的成本費用科目。
借：管理費用——差旅費(管理部門人員)
銷售費用——差旅費(銷售部門人員)
制造費用——差旅費(車間管理人員)
研發(fā)費用——差旅費(研發(fā)部門)等
應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(進項稅額)
貸：庫存現(xiàn)金
“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(進項稅額)”核算一般納稅人報銷的差旅費中可以抵扣進項稅額的部分，比如報銷的注明旅客身份信息的火車票、飛機票等，可以計算抵扣進項稅額;員工憑增值稅專用發(fā)票報銷的住宿費，按照發(fā)票上注明的稅款抵扣增值稅;但是報銷員工出差期間的餐飲費發(fā)票，屬于購買餐飲服務(wù)，不得抵扣進項稅額。小規(guī)模納稅人報銷的差旅費支出，均計入到相關(guān)費用科目，不確認進項稅(簡易計稅方法)。
2、企業(yè)有備用金制度，出差員工出差之前先領(lǐng)取出差備用金：
借：其他應(yīng)收款——備用金
貸：銀行存款/庫存現(xiàn)金
3、出差回來之后，報銷差旅費，多退少補：
借：管理費用/銷售費用等
貸：其他應(yīng)收款——備用金
庫存現(xiàn)金/銀行存款(沒有全部使用完，退回的資金記在借方)
計入差旅費的誤區(qū)(哪些費用支出容易和差旅費混淆)：
企業(yè)員工出差發(fā)生的費用，并不均計入差旅費，比如員工外出培訓(xùn)期間發(fā)生的費用應(yīng)計入“職工教育經(jīng)費”;員工外出參加訴訟應(yīng)計入“訴訟費”;員工外出參加工會活動應(yīng)計入“工會經(jīng)費”等。
企業(yè)報銷客戶發(fā)生的住宿費、交通費等支出，也不得計入差旅費，而應(yīng)計入“業(yè)務(wù)招待費”。
企業(yè)報銷員工回家探親車費，應(yīng)計入“福利費”。
計入不同的費用，雖然并不會影響當(dāng)期損益(利潤)，但是會影響企業(yè)繳納的所得稅稅額，因為不同費用在所得稅前扣除標(biāo)準(zhǔn)不同，比如合理的差旅費支出可以全額稅前扣除，而工會經(jīng)費、業(yè)務(wù)招待費、職工福利費均有扣除限額的規(guī)定。