存貨內(nèi)部控制
合信木制品公司存貨內(nèi)控失效案例
合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三，年銷售額達(dá)4300萬元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑，虧損嚴(yán)重，2007年破產(chǎn)倒閉。這樣一家中型的企業(yè)，從鼎盛到衰敗，探究其原因，不排除市場同類產(chǎn)品的價格下降，原材料價格上漲等客觀的 變化。但內(nèi)部管理的混亂，是其根本的原因，在稅務(wù)部門的檢查中發(fā)現(xiàn)：該企業(yè)的產(chǎn)品的成本、費(fèi)用核算的不準(zhǔn)確，浪費(fèi)的現(xiàn)象嚴(yán)重，存貨的采購、 驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、保管不規(guī)范，歸根到底的問題是缺乏一個良好的內(nèi)部控制制度。這里我們主要介紹存貨的管理問題：
（一）董事長常年在國外，材料的采購是由董事長個人掌握，材料到達(dá)入庫后，倉庫的保管員按實(shí)際收到的材料的數(shù)量和品種入庫，實(shí)際的采購數(shù)量 和品種保管員無法掌握，也沒有合同等相關(guān)的資料。財(cái)務(wù)的入賬不及時，會計(jì)自己估價入賬，發(fā)票幾個月以后，甚至有的長達(dá)一年以上才回來，發(fā)票 的數(shù)量和實(shí)際入庫的數(shù)量不一致，也不進(jìn)行核對，造成材料的成本不準(zhǔn)確，忽高忽低。
（二）期末倉庫的保管員自己盤點(diǎn)，盤點(diǎn)的結(jié)果與財(cái)務(wù)核對不一致的，不去查找原因，也不進(jìn)行處理，使盤點(diǎn)流于形式。
（三）材料的領(lǐng)用沒有建立規(guī)范的領(lǐng)用制度，車間在生產(chǎn)中隨用隨領(lǐng)，沒有計(jì)劃，多領(lǐng)不辦理退庫的手續(xù)。生產(chǎn)中的殘次料隨處可見，隨用隨拿，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。
【案例分析】從企業(yè)失敗的原因看：
1.該企業(yè)基本沒有內(nèi)控制度，更談不上機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備合理性問題。在內(nèi)部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實(shí)物資產(chǎn)處置的授 權(quán)批準(zhǔn)制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產(chǎn)處置事項(xiàng)，必須經(jīng)集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負(fù)責(zé)人企圖一個人說 了算設(shè)置制度上的障礙。
2.企業(yè)沒有對入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，不了解采購存貨要求。沒有建立存貨保管制度，倉儲部門將對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)的結(jié)果隨 意調(diào)整。采購人員應(yīng)將采購材料的基本資料及時提供給倉儲部門，倉儲部門在收到材料后按實(shí)際收到的數(shù)量填寫收料單。登記存貨保管賬，并隨時關(guān) 注材料發(fā)票的到達(dá)情況。
3.沒有規(guī)范的材料的領(lǐng)用和盤點(diǎn)制度，也沒有定額的管理制度，材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺性。應(yīng)細(xì)化控制流程，完善控制方法。我 們知道，單位實(shí)物資產(chǎn)的取得、使用是多個部門共同完成的采購部門負(fù)責(zé)購置，驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，會計(jì)部門負(fù)責(zé)核算，使用部門負(fù)責(zé)運(yùn)行和日常維 護(hù)，可以說，實(shí)物資產(chǎn)的進(jìn)、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現(xiàn)問題？由此看來，不是控制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個 人、少數(shù)幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。
4.存貨的確認(rèn)、計(jì)量沒有標(biāo)準(zhǔn)，完全憑會計(jì)人員的經(jīng)驗(yàn)，直接導(dǎo)致企業(yè)的成本費(fèi)用不實(shí)。正是因?yàn)檫@些原因?qū)е乱粋€很有發(fā)展前途的企業(yè)最 終失敗。
在分析存貨管理失敗的案例時，有以下幾個共同特點(diǎn)：一是都由單位負(fù)責(zé)人掌握著人、財(cái)、物大權(quán)；二是不重視內(nèi)控制度，企業(yè)沒有一套嚴(yán)格的 辦事程序；三是領(lǐng)導(dǎo)者對內(nèi)控制度的不了解，加之管理人員的素質(zhì)跟不上先進(jìn)管理模式的需要。這些均說明單位負(fù)責(zé)人首先不按規(guī)定辦事，是無法保證單位實(shí)物資產(chǎn)的安全、完整。
我們認(rèn)為，從內(nèi)部控制角度講，至少應(yīng)解決這么幾個問題：
1.在單位、公司治理結(jié)構(gòu)中合理安排授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)。就目前掌握的企業(yè)、公司實(shí)物資產(chǎn)流失案例看，除了盜竊、毀損等類型的流失，多數(shù)與 單位法定代表人，如董事長和單位高層管理人員，如總經(jīng)理等有關(guān)。但是，無論董事長還是總經(jīng)理，都并不代表對單位法定財(cái)產(chǎn)權(quán)的任意支配。因 此，在內(nèi)部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實(shí)物資產(chǎn)處置的授權(quán)批準(zhǔn)制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產(chǎn)處置事項(xiàng)，必須經(jīng) 集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負(fù)責(zé)人企圖一個人說了算設(shè)置制度上的障礙。
2.細(xì)化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實(shí)物資產(chǎn)的取得、使用是多個部門共同完成的，采購部門負(fù)責(zé)購置，驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收， 會計(jì)部門負(fù)責(zé)核算，使用部門負(fù)責(zé)運(yùn)行和日常維護(hù)，可以說，實(shí)物資產(chǎn)的進(jìn)、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現(xiàn)問題？由此看來，不是控 制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個人、少數(shù)幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。
3.要把科學(xué)、合理的內(nèi)部控制作為一種企業(yè)文化滲透到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，要通過改善控制環(huán)境切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。實(shí)際 上，在絕大多數(shù)情況下，單位的舞弊案件往往只是少數(shù)人、個別人，多數(shù)人都蒙在鼓里。但之所以蒙在鼓里，與缺乏控制意識、未盡到控制職責(zé)不無 關(guān)系。單位控制壞境的好壞固然與單位負(fù)責(zé)人的行為、態(tài)度有關(guān)，但并不完全取決于單位負(fù)責(zé)人個人，在某種程度上說，單位職工的行為、態(tài)度、品 格也發(fā)揮著重要作用。
4.政府有關(guān)部門應(yīng)該如何促進(jìn)單位內(nèi)部控制的建立、健全和有效實(shí)施，如何對單位富有責(zé)任感、正義感的職工進(jìn)行有效的保護(hù)和充分的激 勵。國務(wù)院財(cái)政部門和縣級以上地方各級人民政府財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)《會計(jì)法》和企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，對本行政區(qū)域內(nèi)各單位內(nèi)部控制的建立和執(zhí)行 情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。我們認(rèn)為，這種監(jiān)督檢查首先應(yīng)該針對單位負(fù)責(zé)人的行為和態(tài)度，并且，要在監(jiān)督檢查中逐漸摸索規(guī)律，加以總結(jié)和提高，制定 出更詳盡、可行的具體辦法，切實(shí)把對單位負(fù)責(zé)人的監(jiān)督、制約，把對職工的保護(hù)、激勵落到實(shí)處。